DATEV

Kassenarchiv online

Kassendaten revisionssicher archivieren

Elektronisch erfasste Daten müssen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (derzeit 10 Jahre) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar archiviert werden. Dies umfasst neben den Kassendaten auch prüfungsrelevante Organisationsunterlagen, wie beispielsweise Verfahrensdokumentationen oder Programmier- und Bedienungsanleitungen.

Gerade bezüglich der Archivierung herrscht aus Erfahrungen Unsicherheit. Wichtig ist hierbei zu wissen, dass anders als bei einer Sicherung oder Speicherung, die Archivierung einer langfristigen Aufbewahrung von Daten dient und einer Dokumentationspflicht unterliegt. Prüfen Sie für sich, auch mit Hilfe Ihres steuerlichen Beraters, ob Sie die Anforderungen der GoBD erfüllen.

Anbei einige Fragen, die Ihnen hierzu eine Unterstützung bieten: Archivieren Sie täglich, bspw. nach Geschäftsschluss, den Tagesabschluss und alle Einzelbons?

  • Haben Sie technisch und organisatorisch geregelt, dass Ihre Daten für die Dauer von mindestens 10 Jahren vor Zerstörung, Diebstahl, technischem Defekt und Datenverlust geschützt und unveränderbar archiviert sind?
  • Die Daten unterliegen der Dokumentationspflicht, was eine Löschung oder Änderung der Daten ausschließt. Können Sie – anders als bei der reinen Speicherung – die Unveränderbarkeit der Daten gewährleisten?
  • Ist es garantiert, dass das eingesetzte Speichermedium auch trotz technischer Änderungen innerhalb der nächsten 10 Jahre lesbar sein wird?
  • Wenn Sie bereits jetzt einen externen Dienstleister nutzen, vertrauen Sie darauf, dass der Dienstleister in den nächsten 10 bis 20 Jahren weiterbesteht?
  • Der Prüfer erscheint unangemeldet in Ihrem Unternehmen und verlangt Einsicht in die Unterlagen. Sind Sie in der Lage, dem Prüfer jederzeit Zugriff auf die Tagesendsummen und Einzelumsätze der letzten 10 Jahre zu gewähren?

Haben Sie eine oder mehrere Fragen mit „Nein“ beantwortet? Dann sollten Sie tätig werden!

Mit DATEV Kassenarchiv online kommen Sie Ihrer Archivierungspflicht einfach und zuverlässig nach! Sie archivieren sowohl Ihre Kassendaten, als auch Organisationsunterlagen die im Prüfungsfall verlangt werden revisionssicher im DATEV Rechenzentrum.

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Ansprechpartner:
Hans-J. Töpfer
Tel.: (06633) 183-276
E-Mail: serviceleistungen@egroh.de

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